第一章 总  则

 

第一条  为加强对行政执法全过程信息的记录、保存、管理和使用，促进严格规范公正文明执法，维护公民、法人和其他组织的合法权益，保障本机关依法履职，根据《山西省行政执法全过程记录办法》、《长治市行政执法全过程记录办法》等有关规定，结合本机关实际，制定本实施办法。

第二条  本实施办法所称行政执法全过程记录，是指区信访局及其执法人员通过文字记录、音像记录等形式，对行政执法的程序启动、调查取证、审核决定、送达执行、归档管理等全部过程进行记录的活动。

第三条  行政执法全过程记录包括文字记录和动态记录两种形式。行政执法全过程记录以文字记录为基本形式，对文字记录能够全面有效记录行政执法行为的，可以不进行音像记录。

文字记录，是指向当事人出具行政执法决定文书、调查取证相关文书、鉴定意见、专家论证报告、听证报告、内部程序审批表、送达回证等书面记录纸质文件或电子文件形式，对行政执法活动进行全过程记录的形式。

音像记录，是指通过照相机、录音机、摄像机、执法记录仪、视频监控等记录设备，实时对行政执法过程进行记录的形式。

第四条  行政执法全过程记录应当遵循合法、公正、客观、全面的原则。

区信访局及执法人员应当根据行政执法行为的性质、种

类、场所、阶段不同，采取合法、适当、有效的方式和手段对执法全过程实施记录。

第六条  区信访局应当根据《中华人民共和国档案法》等有关规定，建立健全音像记录、执法案卷管理制度，确保行政执法过程留痕和可回溯管理。

第七条  区信访局要严格执行山西省信访局制定的本系统统一适用的行政执法规范用语和执法文书格式文本。

第八条  区信访局应当按照行政执法规范用语和执法文书格式文本，全面记录行政执法的启动、调查取证、审核决定、送达 、执行、归档保存管理等内容，并逐步推进执法文书和执法案卷电子化。

第九条   区信访局应当编制音像记录事项清单，明确音像记录事项、内容、环节、方式等要求。

            

第二章  程序启动的记录

 

第十条  启动执法程序的，由行政执法人员填写立案审批表，报局领导审核批准。立案审批表应载明启动原因、当事人基本情况、承办人意见、承办机构意见、法律咨询意见和局领导意见。

第十一条  通过群众举报、有关部门移送、新闻媒体曝光、上级部门交办等方式发现单位或者个人存在违反《信访条例》行为应当立案，及时启动执法程序，并进行相应文字记录，对实名投诉、举报，经审查不启动行政执法程序的，应依据相关法律、法规和规章的规定告知投诉人、举报人，并将相关情况作书面记录。

 

第三章  调查与取证的记录

 

第十二条 行政执法人员应在相关调查笔录中对执法人员数量（不得少于2人）、姓名、执法证件编号及出示情况进行文字记录，并由当事人或有关在场人员签字或盖章。

第十三条 行政执法人员在执法过程中对告知行政相对人陈述、申辩、申请回避、听证等权利的方式应进行记录（执法人员与当事人有直接利害关系的，应当回避）。

第十四条 调查、取证可采取以下方式进行文字记录：

（一）询问当事人或证人，应制作询问笔录等文书。

（二）向有关单位和个人调取物证的，应制作证据保全通知书。

（三）听取当事人陈述和申辩的，应制作陈述申辩笔录等文书。

（四）举行听证会的，应依照听证的规定制作听证通知书等文书。

（五）指定或委托法定的鉴定机构出具鉴定意见的，鉴定机构应出具鉴定意见书等文书。

（六）法律、法规和规章规定的其他调查方式。

上述文书均应由行政执法人员、行政相对人及有关人员签字或盖章。

当事人或有关人员拒绝接受调查和提供证据的，行政执法人员应进行记录。    

第十五条 采取其他调查取证方式的，可根据执法需要进行音像记录。  

第十六条 在证据可能灭失或以后难以取得的情况下，采取证据保全措施的，应记录以下事项：

（一）证据保全的启动理由。

（二）证据保全的具体标的。

（三）证据保全的形式，包括先行登记保存证据法定文书、复制、音像、鉴定、制作询问笔录等。

 

第四章   审查与决定的记录

 

第十七条 草拟行政执法决定时的文字记录应载明起草人、起草机构审查人、决定形成的法律依据、证据材料、应考虑的有关因素等。

第十八条 组织律师论证的，应制作律师论证会议纪要或律师意见书。

第十九条 集体讨论应制作集体讨论记录或会议纪要。

第二十条  负责人审批记录包括负责人签署意见、负责人签名。

第二十一条 行政执法决定文书应符合法定格式，充分说明执法处理决定的理由、语言要简明准确。

 

第五章     送达与执行的记录

 

第二十二条 直接送达行政执法文书，由送达人、受送达人或符合法定条件的签收人在送达回执上签名或盖章。

第二十三条 邮寄送达行政执法文书应用挂号信或特快专递，留存邮寄送达的登记、邮寄凭证和回执。

第二十四条 留置送达方式应符合法定形式，在送达回执上记明拒收事由和日期，由送达人、见证人签名或盖章，把执法文书留在受送达人的住所，即视为送达，并采用音像记录等方式记录送达过程。

第二十五条 依法采用委托、转交等方式送达行政执法文书的，应记录委托、转交原因，由送达人、受送达人在送达回执上签名或盖章。

第二十六条 公告送达应重点记录已经采用其他方式均无法送达的情况以及公告送达的方式和载体，留存书面公告，以适当方式进行音像记录，并在案卷中记明原因和经过。自发出公告之日起满60日，即视为送达。

第二十七条 作出行政执法决定后，行政执法人员应对当事人履行行政决定的情况进行文字记录。

第二十八条 当事人进行陈述、申辩的，应对当事人的陈述、申辩中提出的事实、理由和证据，行政执法人员对陈述、申辩内容复核及处理意见进行记录。

 

第六章  执法记录的管理与使用

    

第二十九条 应建立健全行政执法案卷。

行政执法人员在行政执法行为终结之日起30日内（法律、法规、规章有具体要求的，从其规定），应将行政执法过程中形成的文字和音像记录资料，形成相应案卷，并按照《中华人民共和国档案法》的规定归档、保存。

音像记录制作完成后，行政执法人员不得自行保管，应在24小时内按要求将信息存储至执法信息系统或本单位专用存储器。

第三十条 建立健全执法全过程记录管理与使用制度，明确专门人员负责对全过程记录文字和音像资料的归档、保存和使用。

第三十一条 当事人根据需要申请复制相关执法全过程记录信息的，经负责人同意，可复制使用，依法应保密的除外。

第三十二条 涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的执法记录信息，应严格按照保密工作的有关规定和权限进行管理。

 

第七章   监督与责任

 

第三十三条 将行政执法全过程记录制度的建立和实施情况纳入依法行政及行政执法评议考核。

第三十四条 实施执法全过程记录中有下列情形之一的，由上级行政机关或有关部门责令限期整改；情节严重或造成严重后果的，对直接负责人和其他责任人员依法给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。

（一）不制作或不按要求制作执法全过程记录的。

（二）违反规定泄露执法记录信息造成严重后果的。

（三）故意损毁，随意删除、修改执法全过程中文字或音像记录信息的。

（四）不按规定储存或维护致使执法记录损毁、丢失，造成严重后果的。

（五）其他违反执法全过程记录规定，造成严重后果的。

第三十五条 办理行政执法事项，应健全内部工作程序，全程记录内部审批流程，明确承办人、审核人、批准人，按照行政执法的依据、条件和程序，由承办人提出意见和理由，经审核人审核后，由批准人批准。

第三十六条 本办法自发布之日起施行。